La to-do list

Un événement est par essence "éphémère", le rendre plus durable participe à l’évolution de nos structures et à l’affirmation de leurs valeurs. Chaque cahier des charges construit pour un événement reflète poste par poste les activités impactantes pour notre environnement. L’équipe du Bureau des Congrès et Salons est à votre écoute pour vous accompagner dans cette démarche et vous propose cette to-do list qui vous aidera, nous l’espérons, à organiser sereinement votre événement éco-responsable.

Date de dernière mise à jour : 07/09/2021

Quelles sont les étapes essentielles pour organiser un événement éco-responsable ? 

Pensez à la durabilité dès le début de la planification de votre événement ! C’est ce qui vous permettra d’identifier les domaines clés et de vous fixer des objectifs. Organiser un événement, c’est avant tout avoir une politique d’achats responsables, tant au niveau des prestations de services, des lieux, que des produits (fournisseurs locaux respectant les normes écologiques, achats minimisés ou pensés pour être réutilisés ou recyclés…). Il est donc important de coopérer avec la destination pour rendre votre événement aussi durable que possible, mais aussi d’analyser vos pratiques d'achats et d’imposer vos exigences aux lieux et prestataires choisis.

Votre entreprise possède déjà une politique d’achats responsables ?

Si les choix des lieux et des prestataires semblent être la clé pour réussir un événement éco-responsable, il y a également d’autres aspects à ne pas négliger : la sensibilisation de ses employés et autres parties-prenantes de l’événement ; l’auto-évaluation et la valorisation de vos actions qui donneront une image positive et engagée de la structure organisatrice. Pensez en premier lieu, à calculer l’empreinte carbone de votre événement, notamment sur le site de la Fondation GoodPlanet.

Voici ensuite les différents postes sur lesquels il est important de réfléchir en amont : 

Le transport

Etudier si possible la provenance des participants pour proposer les solutions les plus adaptées (80% du bilan carbone d’un événement national est lié au transport des biens et des participants). 
Si la structure finance le transport, favoriser : les déplacements en train pour les trajets de moins de 4h ; la mise en place de navettes entre les différents lieux de l’événement.
Si le participant finance le transport :  les sensibiliser en communiquant sur un calculateur d’empreinte carbone selon les moyens de transports ; communiquer sur les différents moyens de transports ; proposer le covoiturage entre les participants (en prévoyant un espace d’annonce sur le site de l’événement) ; communiquer sur les transports en commun locaux (tous types et modes doux). 

Les contacts utiles 

•    Le comparatif "tous modes de transport" disponible sur le site de l'ADEME
•    Cet outil permettant de visualiser les trajets et d'additionner plusieurs modes de transports
•    Ces idées pour mettre en place une compensation carbone quand les vols ne peuvent pas être évités
•    Les solutions pour venir à Lyon en train ou en avion
•    Les transports en commun lyonnais et la navette Rhônexpress depuis l'aéroport 
•    Les vélos en libre service 
•    Les vélos électriques Stations Bees, AllBikesNow 
•    Les trottinettes électriques Dott et Tier

Les lieux 

Choisir un lieu avec une certification ou une labellisation environnementale ou ayant mis en place de bonnes pratiques en matière de développement durable (des objectifs environnementaux écrits ; un plan d’action sur la manière de les atteindre ; une politique d’achat qui favorise les produits respectueux de l’environnement ; une offre alimentaire d’origine locale ou bio ; étant accessible aux personnes en situation de handicap…).
Dans la mesure du possible, privilégier les bâtiments éco-conçus, disposant de systèmes d’économie d’énergie et d’eau, utilisant des matériaux renouvelables et disposant d’un système de tri sélectif.
Si les lieux ne sont pas labellisés ou qu’ils ne mettent pas en place d’action éco-responsable particulière, l’organisateur peut demander à ce que le site s’engage sur une ou plusieurs actions. De nombreuses actions sont simples et faciles à mettre en place (la suppression des bouteilles en plastique par exemple).

Retrouvez la liste des lieux et hébergements partenaires engagés dans une démarche éco-responsable.

Les prestataires événementiels

Les traiteurs

Si c’est l’organisateur qui choisit le traiteur: avoir une ou plusieurs « conditions écologiques » dans la recherche du traiteur comme le zéro emballage, les produits locaux ou de saison, les options végétariennes, les aliments bio, écologiques ou équitables, l'eau du robinet plutôt que de l’eau embouteillée, des déchets alimentaires compostés, une vaisselle réutilisable…
Si c’est le site de l’évènement qui propose un traiteur agréé, demander au site quels sont les engagements éco-responsables de son traiteur.

Les traiteurs partenaires engagés dans une démarche éco-responsable : 
•   Serge magner, traiteur responsable certifié ISO 20121 
•   La fine fourchette, traiteur éco-responsable certifié "ISO 20121 - valeurs durables" 

Le mobilier événementiel et les stands 

Favoriser la location, la mutualisation de matériel et pour la fabrication, favoriser les entreprises qui proposent une fabrication locale et durable.

Les contacts utiles
•   Cagibig
•   GL Events Mobilier
•   La French Cabane
•   Axial Design
•   Galis

Les transferts 

Privilégier les transporteurs labellisés qui mettent en place des actions pour maîtriser et réduire les consommations d’énergie, les émissions de CO2, les déchets d’entretien de leurs véhicules et le rejet des eaux usées.

Les autocaristes partenaires engagés dans une démarche éco-responsable :
•    Philibert, signataire de la Charte de la diversité, certification EcoVadis (médaille d'argent)
•    Autocar Maisonneuve, signataire de la Charte Objectif CO2, certification ISO 14001

La communication

Impression & signalétique

  • Réduire et optimiser les impressions ;
  • Imprimer en recto/verso, en noir et blanc et bichromie plutôt qu’en quadrichromie ; 
  • Ne proposer que le nombre de documents nécessaires dans le cadre de commande de documentation touristique ;
  • Opter pour des imprimeurs locaux (pour éviter le transport) qui ont signé la Charte Imprim ‘vert (gestion des déchets, consommations énergétiques etc.) ;
  • Choisir des papiers recyclés, éco-labellisés ; 
  • Privilégier les cartouches remanufacturées ou répondant aux exigences de l’écolabel officiel NF Environnement.

Pour la signalétique : réutiliser le verso des panneaux signalétiques pour une autre manifestation ; opter pour des présentoirs, bannières et badges réutilisables ; s’assurer des matériaux et encres utilisés ; vérifier la gestion des déchets après dépose de la signalétique.

Les liens utiles

•   Imprimer vert
•   Promouvoir la gestion durable de la forêt
•   Les labels FSC
•   Le Label NF Environnement

Les goodies

Limiter ou supprimer les objets promotionnels distribués. Si objets promotionnels, ils doivent être utiles, réutilisables, sans piles (ou si piles, prévoir leur recyclage), éco-labellisés, issus du commerce équitable ou fabriqués par des structures locales à partir de matériaux locaux.

Suggestions
•  Atelier Roannais de Maroquinerie (protège passeports / porte-carte en cuir) 
•  Abiessence (huile essentielle lavande bio) 
•  La Papoterie (marque-pages, carnets en papier ajouré) 
•  Le papier fait de la résistance (carnets en papiers recyclés & poudre de pierre) 
•  Jordenen (tote bag en coton recyclé & bio) 

Chacun de ces postes est, de fait, concerné par d’autres actions qui sont inhérentes à une démarche éco-responsable : 

La gestion et le tri des déchets, le compostage des aliments sont autant d’actions indispensables qui permettent à l’organisateur de boucler la boucle de son événement éco-responsable. Les initiatives dans ce domaine sont nombreuses à Lyon et déjà très ancrées dans la plupart des structures événementielles. 

L’inclusion, l’insertion, l’accessibilité sont également des domaines essentiels dans la réussite de l’événement, car ils touchent à l’humain, au bien-être de chacun et à la prise en compte de toutes et tous dans la préparation, l’organisation et le déroulement de l’événement. Ce domaine est encore peu valorisé, alors qu'en matière d’accessibilité, 5 millions de personnes sont concernées et l’obligation d’accessibilité est régie par la loi handicap du 11 février 2005.

Voici les initiatives qu’il nous semble important de mettre en avant :
•  Paips
•  Inclusiv'events
•  Cau
•  Mobee Travel

Pour plus d’informations sur les démarches à effectuer, la méthodologie à adopter ainsi que les différents labels à connaître pour choisir les bons partenaires, vous pouvez consulter la fiche très complète co-rédigée par l’ADEME (agence de la transition écologique) et l’AER (plateforme d’accompagnement des festivals éco-responsables). 

Nous vous proposons également un rappel : 

Des principaux labels évènementiels :
ECOFEST : Label créé initialement pour les événements étudiants. Aujourd’hui développé à d’autres types d’événements ;
PRESTAD : Label créé pour les entreprises du spectacle et de l’événement ;
GREEN GLOBE CERTIFIED : Norme internationale sur les événements responsables ; 
EVENEMENT ECO-ENGAGE : Label qui propose un auto-diagnostic ;
ISO 20121 : La norme par excellence des éco-événements.  

Des impacts pour un événement de 500 personnes :
1000 KW : l’équivalent de la consommation d’un four pendant un an ;
2,5 tonnes de déchets, soit la moitié de la consommation annuelle d’une personne en UE ; 
500 kilos de papier, soit l’équivalent de 12 arbres.

 

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